DokSmart – Dokumenten-Management ohne Cloud, ohne Abo

Rechnungen, Verträge und Post stapeln sich – analog wie digital. Fristen werden verpasst, Dokumente sind im entscheidenden Moment unauffindbar, und sobald mehrere Mitarbeitende beteiligt sind, verliert niemand mehr den Überblick, sondern alle. Professionelle Dokumenten-Management-Systeme lösen das zwar, sind aber teuer, cloudbasiert und komplex in der Einführung – für einen Zehn-Personen-Betrieb ein IT-Projekt, das niemand will. Dazu kommt: Viele Schweizer Betriebe wollen ihre Geschäftsdokumente aus Datenschutzgründen gar nicht in eine Cloud legen und lehnen laufende Abo-Kosten grundsätzlich ab.

DokSmart bringt dieselbe Ordnung wie ein Profi-System, aber lokal, einfach und ohne laufende Kosten: einmal kaufen, auf dem eigenen Rechner installieren, fertig. Die Automatik übernimmt die Fleissarbeit – einlesen, erkennen, einsortieren – und wird mit jedem Dokument treffsicherer. Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Fälligkeit mehr durchrutscht. Ein Rollen- und Rechtesystem macht die Ablage teamtauglich, ein revisionssicheres Protokoll und Aufbewahrungsfristen mit Löschschutz machen sie prüfungstauglich.