Web-App
Fotoclub Cockpit – die digitale Schaltzentrale für den Vorstand
Eine zentrale Web-App für die Vorstandsarbeit des Fotoclubs Zürisee. Sie verbindet Aufgaben, Termine, Ideen und Sitzungsprotokolle mit klaren Zuständigkeiten, einem Freigabeprozess und automatischen E-Mails. Nutzbar auf Computer und Smartphone.
Problemstellung
Informationen zur Vereinsarbeit verteilen sich häufig auf E-Mails, Dokumente, Kalender und Dateiablagen. Dadurch fehlt eine gemeinsame Übersicht: Wer übernimmt welche Aufgabe? Was wurde beschlossen? Welche Protokollfassung ist freigegeben?
Für ehrenamtliche Vorstandsmitglieder muss die Bedienung zugleich einfach bleiben. Gesucht war eine Lösung, die auf unterschiedlichen Geräten funktioniert, vertrauliche Inhalte schützt und ohne zusätzliche laufende Software-Abonnements auskommt.
Lösung
Eine responsive Web-App auf dem bestehenden Hosting des Fotoclubs führt die wichtigsten Abläufe zusammen.
Persönliche Konten mit Passwort und Authenticator sowie serverseitig geprüfte Berechtigungen regeln den Zugriff. Aufgaben werden einzelnen oder mehreren Personen zugeteilt und nach Fälligkeit geordnet. E-Mails informieren über neue Zuteilungen und erinnern an offene Aufgaben.
Für Protokolle gibt es einen geregelten Ablauf: erfassen, zur Prüfung einreichen, bei Bedarf korrigieren und freigeben. Erst nach bestätigter Dropbox-Ablage wird der Vorstand über den bereitgestellten PDF-Link informiert. Eine durchsuchbare Beschlussübersicht erleichtert das Wiederfinden früherer Entscheidungen.
Ausführliche Beschreibung
Im Vorstand eines Vereins laufen viele Themen zusammen: Sitzungen vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren, Aufgaben verteilen und Veranstaltungen planen. Für den Fotoclub Zürisee habe ich deshalb ein eigenes Vorstands-Cockpit entwickelt.
Die Web-App bündelt diese Arbeit an einem zentralen Ort. Vorstandsmitglieder sehen ihre persönlichen Aufgaben, können Traktanden vorschlagen und gemeinsam Ideen für das Clubleben sammeln. Termine der Clubwebseite werden in den Kalender übernommen.
Ein Schwerpunkt ist die Protokollführung. Entwürfe werden automatisch zwischengespeichert und bleiben bis zur Freigabe im geschützten Bearbeitungsablauf. Korrekturen erscheinen als rote Hinweise. Nach der Freigabe stehen PDF und Word zum Download bereit. Die PDF kann anschliessend über eine Ordnerauswahl in Dropbox abgelegt werden.
Das Cockpit lässt sich auf Smartphone und Computer als Web-App installieren. Entwickelt wurde es schrittweise mit Unterstützung von Codex und anhand konkreter Anforderungen aus der Vorstandsarbeit.
Wichtigste Funktionen
- Persönliche Konten mit Passwort und Authenticator
- Rollenbasierte Zugriffsrechte und frei erfassbare Vorstandsfunktionen
- Aufgaben mit Mehrfachzuteilung und persönlicher Sichtbarkeit
- Fälligkeitsübersicht und automatische Aufgaben-E-Mails
- Kalender mit Website-Events und internen Vorstandsterminen
- Terminankündigungen, Änderungen und Absagen per E-Mail mit Kalenderdatei
- Traktandenvorschläge, Brainstorming und Eventideen
- Protokolleditor mit Formatierung und automatischer Zwischenspeicherung
- Protokollprüfung, Korrekturen und Freigabe durch den Präsidenten
- PDF- und Word-Export mit Clublogo und Protokollnummer
- Manuelle PDF-Ablage in Dropbox mit anschliessender Benachrichtigung
- Durchsuchbare Übersicht freigegebener Beschlüsse
- Excel-Export der Eventideen
- Geschützte Bedienungsanleitung zum Herunterladen
- Installation als Web-App auf Smartphone und Computer